Một trong nhiều đặc điểm nổi bật của tổng đài ảo so với nhiều tổng đài vật lý thông thường đó là bạn không cần phải thuê nhân viên trực tổng đài làm việc tại văn phòng, thứ này tiết kiệm được chi phí văn phòng, tiền đi lại… Lý do là mọi người có thể ở nhà hoặc là bất cứ đâu và làm việc bằng một kết nối ảo. Bạn có thể tưởng tượng “ảo” tức là không nên văn phòng tổng đài cũng không nên đến một số thiết bị phần cứng phức tạp nữa.

tong dai dien thoai noi bo

“Sức mạnh” của tổng đài là như thế nào?

Như đã trình bày tại trên, với tổng đài ảo thì nhân viên của bạn sẽ không nên thiết phải tới văn phòng để làm việc, bạn cũng không nên phải trang bị cho nhân viên của bản thân nhiều chiếc điện thoại bàn để làm việc. Họ chỉ cần sử dụng phần mềm trên máy tính, điện thoại để nghe và gọi cho khách hàng. Không chỉ dừng lại tại đó, một điều rất thuận tiện cho công ty đó là tất cả nhiều nhân viên của công ty bạn sẽ gọi và nhận những cuộc điện thoại với khách hàng bằng một số điện thoại duy nhất. Thật tuyệt vời đúng không ạ? Chỉ với một đầu số nhưng bạn có thể nghe, gọi với rất nhiều cuộc gọi khác nhau cùng một lúc.

ở sao tổng đài điện thoại ảo có thể thực hiện được thứ đó?

Về nguyên tắc, bằng việc sử dụng internet, có nghĩa là truyền những dữ liệu qua mạng chứ không phải bằng dây điện thoại như phương pháp truyền thống, tổng đài ảo sẽ thực một số cuộc gọi, giúp đỡ chúng ta trao đổi thông tin với nhau. Do đó, nếu như muốn dùng tổng đài này thì tổ chức nên phần tìm một nhà cung cấp (hiện nay trên thị trường có CMC, FPT…) để đăng ký đầu số SIP. Việc này là để bạn có thể gọi hoặc là nhận một số cuộc gọi với số lượng cực kỳ những trên nhiều thiết bị đa dạng như điện thoại, di động, lap top…

dien thoai ip grandstream

Và cước phí cũng hoàn toàn hơi giống cước phí cuộc gọi thông thường. tổ chức không nên đi dây điện thoại. Thay vào đó, công ty chỉ nên sử dụng ứng dụng tổng đài ảo trên máy tính, di động để chăm sóc khách hàng hay sử dụng điện thoại IP với dây mạng lan. Như vậy, nhân viên không nên tới văn phòng vẫn có thể dùng số điện thoại công ty để chăm sóc khách hàng.

nhiều điểm mạnh nổi bật của tổng đài ảo mang lại cho doanh nghiệp

Không nên đầu tư cơ sở hạ tầng viễn thông, không cần đi dây điện thoại. Thậm chí nếu doanh nghiệp chỉ sử dụng phần mềm thì không cần đầu tư thiết bị.

Không bỏ lỡ cuộc gọi từ khách hàng. Với tổng đài truyền thống, lượng cuộc gọi nhận được cùng lúc luôn bị giới hạn (vào khoảng 20 – 30 cuộc) vì vậy sẽ có tình trạng khách hàng gọi và máy bận. Nhưng với tổng đài ảo, số lượng cuộc gọi vào cùng lúc không bị giới hạn, đơn vị sẽ không bỏ lỡ cuộc gọi nào từ khách hàng.