Một buổi họp báo thông thường sẽ nên trải qua nhiều bước cơ bản là chuẩn bị, chọn địa điểm, mới khách, chuẩn bị tài liệu, làm việc với MC, tập dợt và họp báo chính thức. Cụ thể bạn sẽ nên làm các việc như sau:

1. Buổi họp báo về nội dung gì

đích đến của những nhà báo khi tham gia một buổi họp báo đó là tìm kiếm thông tin, do đó bạn hãy đầu tư vào “thông tin” mà bạn cung cấp thêm cho báo giới. Hãy thể hiện cho họ biết rằng một vài thông tin từ buổi họp báo này là nhiều thông tin chính xác nhất. nếu như thông tin của bạn là thông tin về nội dung được những người quan tâm thì hãy chuẩn bị hội trường thật chu đáo bởi do chắc chắn sẽ không ít nhà báo tới tham dự sự kiện này đâu.

cong ty to chuc su kien tat nien

2. Buổi họp báo được tổ chức ở đâu

Hiện nay có khá nhiều lựa chọn cho đơn vị tổ chức lựa chọn, bạn chỉ nên lưu ý đặc điểm về phòng họp báo là phải có không gian, tạo thứ kiện tốt nhất để nhiều phóng viên tác nghiệp.

3. Phóng viên khách mời

Thông thường thì khi mời giới truyền thông tham gia họp báo bạn cần đề cao yếu tố trang trọng và súc tích. perfect bạn nên gửi email tới cơ quan báo chí đó trước khoảng 7 tới 10 ngày trước thời gian chính thức diễn ra họp báo để họ không “quên” lời mời của bạn.

cong ty to chuc su kien tat nien

4. Tài liệu cho buổi họp báo

Hãy sắp xếp sao cho thật khoa học và dễ hiểu để nhiều nhà báo, phóng viên có thể theo dõi một cách thức thuận tiện. Nội dung tư liệu có thể bao gồm kế hoạch, hình ảnh, biểu đồ…

5. Làm việc với MC và người diễn thuyết

Bạn nên phải có một chút “kiểm soát” nội dung phát ngôn của một vài người này phải bạn cần có một cuộc gặp với các người có bài nói quan trọng, có thể là vài ngày trước khi buổi họp báo bắt đầu.

6. Diễn tập

Diễn tập chính là lúc bạn nhìn thấy, dự phòng đa số bất ổn có thể xảy ra trong mỗi buổi họp báo

7. Buổi họp báo bắt đầu

Mọi thành viên trong ban tổ chức phải có mặt ít nhất một giờ đồng hồ trước khi buổi họp báo bắt đầu. Một lần nữa, bạn phải rà soát mọi hệ thống kỹ thuật, chỗ đứng tác nghiệp, khâu đón tiếp, chỉ dẫn chỗ ngồi, chỗ tác nghiệp cho phóng viên.

Kết thúc buổi họp báo, bạn hãy dành cho giới truyền thông nhiều lời cảm ơn chân thành nhất, đồng thời bày tỏ mong muốn được tiếp tục đón tiếp họ trong một vài lần họp báo tiếp theo.