Với năng lực hiện ở của đa số đơn vị thực hiện event Việt Nam thì thường không đủ khả năng cung ứng tất cả các thiết bị, vật dụng cho một chương trình thực hiện sự kiện. Và các đơn vị thực hiện event sẽ chọn cách thức hoặc thuê ngoài hoặc tự thuê mướn. các người cho rằng việc tự thuê mướn và vận hành đa số thiết bị đó là cách thức để tiết kiệm chi phí cho event. Tuy nhiên, bạn biết không, việc thuê ngoài sẽ có rất lớn điểm lợi và đôi khi chi phí sẽ thấp hơn so với bạn tự làm đấy!

công ty tổ chức tất niên

Hầu như với tất cả một số hạng mục bạn đều có thể thuê ngoài, việc thuê ngoài giúp bạn chuyên nghiệp hơn, quản lý event hoàn chỉnh hơn. Trong số nhiều dịch vụ và thiết bị thuê ngoài thì có một số hạng mục được thuê ngoài những, cụ thể:

rủi ro con người, nhân sự: Một team thực hiện chương trình sẽ có nhiều người tổ chức và chịu trách nhiệm chính và một vài người khác. Hãy tưởng tượng, bạn hoặc đồng nghiệp của bạn là một người chủ chố của team, và bạn thuê đa số bạn PG cho sự kiện đó. Và để một số bạn PG làm hoàn chỉnh nhiệm vụ của bản thân tại event, bạn hay là đồng nghiệp của bạn sẽ nên làm việc với từng bạn PG, hướng dẫn từng người thì thời gian và công sức sẽ tốn rất lớn. Thời gian đó bạn có thể dành để quản lý chung, coi ngó tiến trình thực hiện chương trình chẳng hạn.

tổ chức sự kiện tổng kết cuối năm

Và bạn còn phải nhân lên rất lớn thời gian “lãng phí” này bởi bạn không nên chỉ làm việc với nhóm PG mà còn nên làm việc với những ca sĩ, diễn viên, MC, helper, âm thanh, ánh sáng, chụp ảnh… Thay tại vì nên “đau đầu” làm việc với từng người, nhắc họ đến đúng giờ, thương lượng hợp đồng, sao bạn không outsource cho một đơn vị cung cấp nào đó và chú tâm vào một số việc khác quan trọng hơn để đảm bảo thành công cho event.

Trang thiết bị

Trang thiết bị thực hiện event có thể là hệ thống âm thanh – ánh sáng, máy chiếu – màn chiếu, cabin phiên dịch (trong các sự kiện có yếu tố nước ngoài), màn hình LED, máy đánh laser, LCD… một số vật dụng này thường những công ty tổ chức sự kiện không có sẵn mà buộc phải đi thuê mướn. những nhà cung cấp thêm sẽ chịu trách nhiệm cung cấp thiết bị, vận chuyển, quản lý và thứ khiển một vài thiết bị, và người thực hiện sự kiện sẽ không nên bận tâm đến việc vận hành những thiết bị này nếu khám phá được một nhà cung cấp đáng tin cậy.

Thi công – lắp đặt

Bạn nên làm việc kĩ với nhà cung cấp ngay từ đầu về kích thước, chất liệu, yêu cầu của khách hàng để họ có thể sản xuất cho phù hợp tránh sai sót trong quá trình dàn dựng bởi do đây là hạng mục chủ yếu và mất không ít thời gian.