Để thực hiện một sự kiện cần nên hiện tổ chức hàng loạt những công việc trước đó, một trong đa số công đoạn đầu tiên và cực kỳ quan trọng đó là lên kế hoạch cho sự kiện. Đây là quá trình mà người thực hiện sự kiện phải tính toán thật kỹ lưỡng, vì một kế hoạch chi tiết, cụ thể và đúng đắn sẽ giúp đỡ quá trình tổ chức diễn ra suôn sẽ. Kế hoạch càng dự liệu được đa số rủi ro có thể xảy ra thì càng hạn chế việc xảy ra một vài tình huống bất ngờ không mong muốn. Trong đó, việc lên kịch bản cho chương trình là việc mà bất kỳ người tổ chức sự kiện nào cũng nên phải quan tâm, người thực hiện event phải tính toán chu đáo, kịp bản càng phù hợp thì càng làm tăng hiệu quả của chiến dịch. Viết kịch bản chương trình không hề dễ dàng chút nào. Nó yêu cầu người viết nên nắm được một số quy luật nâng cao kể cả bên trong và bên ngoài, nên hiểu rõ đối tượng tham dự event. Bên cạnh đó là một số yếu tố về mục tiêu của sự kiện, thời gian, địa điểm, đối tượng tham gia sự kiện, chủ đề của event….

cong ty to chuc su kien tat nien

Để có thể giúp bạn xây dựng một kịch bản đầy đủ đa số nội dung và đúng trọng tâm, bạn có thể tham khảo qua đa số câu hỏi sau đây:

1. Khi thực hiện event này, mục đích của khách hàng của bạn ra sao? mục tiêu của event ra sao?

2. sự kiện dự định sẽ được thực hiện ở địa điểm nào? Địa điểm đó có đặc điểm gì? ở trong nhà hay ngoài trời?

to chuc su kien tong ket cuoi nam

3. sự kiện được tổ chức thời gian nào, mùa nào trong năm, buổi nào trong ngày?

4. Dự báo thời tiết lúc sự kiện diễn ra được dự báo là gì?

5. Hoạt động của mỗi sự kiện hoặc mỗi chuỗi event được thực hiện theo trình tự như thế nào, lần lượt từ hoạt động nào, tới hoạt động nào?

6. Nhóm thực hiện event gồm những ai? Quan hệ giữa họ là như thế nào (Phối hợp, phục tùng, chỉ huy)

7. cách tổ chức event ra sao?

8. Phương tiện cho nhóm thực hiện sự kiện gồm một vài gì?

9. Nhóm tổ chức event gồm đa số ai (diễn viên, khách mời, …)? Tính chuyên nghiệp của họ là gì?

10. Phương tiện cho các người thực hiện sự kiện sử dụng – gồm những gì?

11. Nhóm khách hàng tiềm năng đối với event này là đa số ai? một số hoạt động đối với họ (trước, trong và sau khi tổ chức event )?

12. Nhóm khách hành tiềm năng đối với sự kiện này là nhiều ai? những hoạt động đối với họ (trước, trong và sau khi tỏ chức event)?