Thời điểm hiện nay, dường như giá cả thay đổi ngày cành nhanh và chiều hướng của nó là tăng 6 hơn là giảm. Do đó, việc bạn phải cân nhắc chi phí một cách thức chu đáo cho việc tổ chức một sự kiệnnào đó lại là một nỗi lo thường trực. Bạn cần phải cân nhắc sử dụng sao cho thật tiết kiệm mà vẫn làm được hiệu quả nhất định đối với từng hạng mục dù lớn hay nhỏ. Trong khi hách hàng luôn lo lắng làm sao để sự kiện của mình thật độc đáo với khoảng chi phí không được vượt quá ngân sách dự kiến, bên cạnh đó thì những khách mời thì lúc nào cũng thoải mái nhất trong suốt quá trình tham dự sự kiện. Còn với công ty thực hiện sự kiện thì cũng đau đầu không kém vì phải tính toán làm sao để làm được nhiều yêu cầu của khách hàng với số tiền bỏ ra tiết kiệm nhất mà vẫn phải đảm bảo lợi nhuận cho mình. Như vậy, bạn thấy đấy, sẽ có hàng loạt 5 khó khăn mà người làm hậu cần cho 5 chương trình sự kiện nên tìm cách xoay sở, kiểm soát chi phí, giá cả đầu vào với đầu ra. Điều này thực sự rất phức tạp và áp lực. cong ty to chuc su kien tat nien

Xưa nay, giá vẫn luôn là “rào cản” cuối cùng trước khi bạn có thể tiến tới kí kết các hợp đồng tổ chức chương trình. Trong “bão giá” này khách hàng sẽ luôn có đa số câu hỏi đại loại như là “Ủa, sao giá năm nay giá lại cao hơn năm trước vậy em”. Sẽ không chỉ thế, vẫn còn rất rất lớn câu hỏi phản hồi về rủi ro chi phí cho một chương trình sự kiện khi mà bảng báo giá được gởi kèm với proposal cho một event. Nhưng bạn cũng đừng quá lo lắng, bởi vì khi có các câu hỏi tương tự thì cơ hội tổ chức hợp đồng là khá cao rồi đấy. Tệ hơn, có một vài công ty thực hiện sự kiện gửi ý tưởng mà chẳng hề nhận được bất kỳ một hồi âm tích cực nào từ phía khách hàng. Lúc đó thì quả là uổng phí công sức 6 ngày suy nghĩ ý tưởng rồi.

cong ty to chuc su kien tat nien

Quả là khó khi giá cả mỗi thời điểm mỗi khác, thế mà khách hàng thì cứ đem giá đã thực hiện từ năm trước để so sánh với thời điểm hiện tại. Khi giải thích cặn kẽ, khách hàng nào thông cảm thì rủi ro dễ thở hơn. Khách hàng nào khó tính thì ngân sách đã duyệt là không thay đổi. Điều chỉnh cách thực hiện, thay phương án…là việc thường xuyên nên tranh luận. Bộ phận hậu cần sự kiện phải kiểm tra lại toàn bộ hạng mục, kiểm soát chi phí chặt chẽ hơn, thương lượng lại với 4 nhà cung cấp dịch vụ event để có được chi phí đầu vào hoàn chỉnh hơn. Tuy nhiên, những vấn đề nội tại chủ quan (quy trình tổ chức, kiểm soát chi phí,…) thì còn khả dĩ có phương án giải quyết, thế nhưng với đa số hạng mục cần sự hỗ trợ từ nhà cung cấp thì khó khăn vẫn chưa hết.