Vào giữa những năm 1970, ý tưởng sử dụng công nghệ trong nguồn nhân lực chỉ mới bắt đầu. Vài năm sau, hệ thống nhân sự máy tính đầu tiên được phát hành. Mặc dù ban đầu là sơ cấp, các hệ thống nhân sự đã tiếp tục phát triển và mở rộng về độ phức tạp.
Hầu hết các chuyên gia công nghệ thông tin nhân sự hoặc các chuyên gia về hệ thống thông tin nguồn nhân lực đã tham gia vào việc đánh giá phần mềm nhân sự bằng cách này hay cách khác. Tuy nhiên, do các mô hình phân phối công nghiệp đã tập trung nhiều hơn vào dịch vụ phần mềm (SAAS), nhiều quy trình ban đầu hơi khác ngày nay. Đánh giá và lựa chọn hệ thống không phải là một quá trình được thực hiện hàng ngày.
Là một chuyên gia chịu trách nhiệm đánh giá một hệ thống mới, tốt nhất là luôn làm mới nền tảng kiến ​​thức của bạn trước khi bắt tay vào một dự án như vậy.
Khi chọn phần mềm quản trị nhân sự mới, các bước sau đây có thể giúp hướng dẫn quy trình phức tạp này:
1. Có chiến lược và kế hoạch
Tránh xa các tài liệu văn bản đồ sộ thường được sử dụng với các bài thuyết trình cấp cao để truyền đạt chiến lược thực tế đến quản lý hàng đầu. Sử dụng phần mềm mở rộng để tạo chiến lược thay vì gửi tài liệu qua e-mail. Nếu không có gói hợp lệ, tỷ lệ cược là phần mềm được chọn có thể không thực hiện đầy đủ và quá trình sẽ cần phải được lặp lại sớm.
2. Có nguồn lực chính xác
Lắp ráp nhóm chính xác là rất quan trọng. Bao gồm các bên liên quan trong quá trình quyết định. Các hệ thống đang ngày càng được sử dụng nhiều hơn bởi các nhân viên phi nhân sự. Điều quan trọng là phải biết những gì bên ngoài bộ phận nhân sự cần.


Xem xét sử dụng một tư vấn bên ngoài để hỗ trợ. Một nhà tư vấn sẽ có hiệu quả nhất để phát triển chiến lược, khám phá, tạo danh sách nhà cung cấp, yêu cầu phù hợp với nhà cung cấp và bản demo. Được sử dụng hiệu quả, tài nguyên này có thể tiết kiệm rất nhiều thời gian nghiên cứu, vì các chuyên gia tư vấn bên ngoài thường có kiến ​​thức sâu rộng về cả nhà cung cấp và mẫu, giúp di chuyển quá trình theo.
3. Có yêu cầu tốt
Điều quan trọng là bao gồm tất cả các khu vực chức năng sử dụng hệ thống trong các phiên khám phá. Các phiên khám phá nên gợi ra tất cả các yêu cầu cần thiết cho hệ thống. Chỉ tập trung vào những quy trình duy nhất và không phải là mặt hàng có thể được đáp ứng bởi tất cả các nhà cung cấp. Xem xét sử dụng phần mềm cộng tác trong việc tạo ra các yêu cầu.


Tốt nhất là giữ cho các ưu tiên đơn giản và tối thiểu, và sự đồng thuận nên cai trị. Yêu cầu toàn cầu và sắc thái luôn luôn cần được xem xét. Ngay cả khi công ty không phải là toàn cầu ngày hôm nay, việc đánh giá được lựa chọn cho tương lai; chỉ cần một quyết định trước khi công ty có thể cần chức năng toàn cầu. Các yêu cầu phải luôn luôn xem xét nếu một chức năng có thể được thực hiện trên toàn cầu, vì vậy hệ thống cuối cùng được chọn sẽ có thể mở rộng cho bất kỳ thay đổi nào của công ty trong tương lai.
4. Tập trung vào công nghệ hàng đầu
Không phải tất cả các công ty sẽ sử dụng các công nghệ mới hơn theo cách tương tự. Những công nghệ này có thể bao gồm một số hình thức tiên tiến hơn của truy cập trực tiếp, công nghệ di động và phương tiện truyền thông xã hội.

Có thể khó hiểu triệt để làm thế nào nhân viên có thể sử dụng công nghệ mới hơn, nhưng đừng đánh giá thấp sự hiểu biết về công nghệ của nhân viên. Xem xét: Các tính năng di động có được hỗ trợ qua ứng dụng không? Xác định quá, phiên bản trình duyệt nào sẽ thực sự được hỗ trợ.

5. Sử dụng trình điều khiển quyết định
Chỉ có một vài yếu tố (lý tưởng là ba đến năm) sẽ đưa ra quyết định cuối cùng. Bạn không muốn đưa ra quyết định cuối cùng của mình chỉ dựa trên bản demo hệ thống. Tất nhiên, có nhiều trình điều khiển quyết định khác nhau, nhưng hầu hết trong số họ kết hợp một sự cân nhắc như:
Nhà cung cấp khả thi
  • Công nghệ
  • Chức năng
  • Cấu hình
  • Khả năng sử dụng
  • Khả năng mở rộng
  • Hoàn lại vốn đầu tư
  • Dịch vụ và hỗ trợ
  • Dễ tích hợp
  • Phân khúc doanh nghiệp
  • Hiệu quả hoạt động
  • Khả năng toàn cầu

6. Hiểu cách các nhà cung cấp phù hợp với yêu cầu của bạn
Khi các yêu cầu của bạn được xác định, một phương pháp là cần thiết để đánh giá nhà cung cấp nào sẽ là những người có khả năng tốt nhất và do đó sẽ được mời để demo. Trong lịch sử, đây là nơi bạn sẽ đưa ra một yêu cầu lớn, nhiều trang cho đề xuất (RFP) với hàng trăm câu hỏi để nhà cung cấp điền vào.